Testbericht ScanSnap S510M – oder der Traum vom papierlosen Büro

Vom papierlosen Büro träumt man bereits seit mind. 2 Jahrzehnten, trotz digitaler Medien wie eMail und Web scheinen wir heute aber kaum weniger Papier zu benötigen als noch vor 20 Jahren.

Das liegt vor allem daran, dass es bis jetzt nur wenige zufriedenstellende Lösungen für die Digitalisierung der anfallenden Dokumente gab.

Genau hier setzt Fujitsu mit der ScanSnap-Serie an, die das Digitalisieren schnell und unkompliziert durchführen – so schafft der hier getestete ScanSnap S510M 18 Doppelseiten (sprich eigentlich 36 A4 Seiten) pro Minute!

Fujitsu ScanSnap S510M

Nach dem Auspacken fiel mir als erstes sofort die geringe Stellfläche des Scanners auf – speziell im Vergleich zu Flachbettscannern. Mit den Maßen 28,4 x 15,8 x 15,7 cm (bxtxh) findet er auf jedem Schreibtisch Platz.

Das Einzugsfach kann 50 Blatt aufnehmen, die “Magie” des Scanners entfaltet sich dann bei der Übernahme der Scans durch die Treibersoftware “ScanSnap Manager”, die automatisch erkennt, ob es Vorder- und Rückseite importieren muss (Rückseite wird nur dann verarbeitet, wenn sich tatsächlich etwas darauf befindet), ob das Blatt s/w ist oder auch Farbe enthält (wenn nur s/w, wird das PDF spürbar kleiner), die 50 Blatt können unterschiedlich groß sein (werden von der Software zudem automatisch zurechtgeschnitten) und auch die Orientierung wird automatisch korrigiert (wenn zB. eines der 50 Blätter versehentlich auf dem Kopf eingelegt wurde – dazu muss natürlich Text am Blatt sein, damit die Software ein falsch eingelegtes Blatt erkennt).

Generell kommt der Scanner mit allen möglichen Papiersorten und Größen sehr gut zurecht, für Spezialfälle (zB. sternenförmige Werbematerialien) ist im Lieferumfang eine durchsichtige Hülle enthalten, in die man das Blatt legt und dann mit der Hülle einscannt. Diese Hülle ist auch sehr praktisch, wenn man ein A3-Blatt faltet und als A4 Duplex einscannen möchte.

Der Scanner besitzt eine Auflösung von 600 dpi – vollkommen ausreichend zum Einscannen von Office-Dokumenten, als Fotoscanner sollte man ihn aber klarerweise nicht vorrangig verwenden – jeder 80 Euro Flachbettscanner erreicht bei normalen Photos bessere Ergebnisse – aber dafür ist er ja auch nicht positioniert.

Nachdem der ScanSnap-Manger den gescannten Dokumente aufbereitet hat, geht das ScanSnap Quickmenü-Fenster auf, wo man die weitere Vorgehensweise bestimmen kann:

  • den Scan einfach als Datei abspeichern
  • den Scan ans eMail-Programm weiterleiten
  • den Scan in iPhoto importieren
  • den Scan ausdrucken
  • den Scan an Abbyy Finereader weiterreichen und eine Schrifterkennung durchführen lassen

Gerade die automatische Schrifterkennung (OCR) hat viel Charme, da dadurch alle eingescannten Dokumente als PDF-Dateien mit Apples Spotlight durchsuchbar werden und sich richtige Workflows aufbauen lassen (zB. wenn man alle Rechnungen einscannt und im Informationsfenster des PDF-Files dann “nicht überwiesen” einträgt, kann mann durch Spotlight so alle offenen Rechnungen sofort finden). Zudem kann man so Texte elegant herauskopieren und zB. in Textverarbeitungsprogramme oder als eMailtext weiterverwenden.

Die Schrifterkennungssoftware hat eine sehr gute Erkennungsrate, leider hat sie aber Probleme mit Umlauten, ich hoffe, ein Update behebt in naher Zukunft dieses Problem – sprich um das Korrekturlesen kommt man nicht herum, was aber in den meisten Fällen sicher deutlich weniger Zeit in Anspruch nimmt als die Texte komplett neu einzutippen.

Neben dem ScanSnap Manager-Programm und Abby Finereader ist auch eine Lizenz von Adobe Acrobat 8 Professional enthalten. Leider ist der Scanner nicht auch ohne Acrobat erhätlich (was ihn günstiger machen würde), was durchaus Sinn gemacht hätte, da viele Mac-User bereits Acrobat selbst oder eine Creative Suite-Version besitzen.

Fazit:
Wenn jemand seine Unterlagen zu durchsuchbare PDFs umwandeln möchte, findet derzeit keine bessere Lösung als den ScanSnap S510m am Markt. Für Besitzer großer Dokumenteberge amortisiert sich der zugegebenermaßen hohe Preis (knapp 500 Euro) trotzdem innerhalb kürzester Zeit, wenn man anschließend von sämtlichen Geschäftsunterlagen “nur einen Mausklick” entfernt ist und man sich nicht mehr durch Ablagen oder Ordner durchwühlen muss.

Zudem ist es ungemein praktisch, sämtliche Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Datenblätter, Anleitungen) als Notebook-User nicht nur ständig bei sich zu haben, sondern dank OCR und Spotlight innerhalb weniger Sekunden die gesuchten Dokumente zu finden.

Ganz abgesehen davon, dass es ungeheuren Spaß macht, sich von Bergen an Papierstößen verabschieden zu können, speziell in meiner Branche, wo man nachwievor Datenblätter, Preislisten und Handbücher auch in nicht digitaler Form erhält.

Einziger Kritikpunkt:
Mit einem Modell ohne Acrobat um zB. 250 bis 300 Euro könnte Fujitsu sicher ganz andere Stückzahlen verkaufen.

Weblink:
Fujitsus Produktinfoseite über den ScanSnap S510M

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.